Как оформить недостачу при инвентаризации товарно-материальных ценностей
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить недостачу при инвентаризации товарно-материальных ценностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
- Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
- Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
- Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
- Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
- Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Что делать при обнаружении недостачи при инвентаризации?
Инвентаризация является важным процессом для любой организации, позволяющим проверить наличие и соответствие фактического количества товаров и денежных средств с бухгалтерскими записями. Однако, иногда при проведении инвентаризации возникают ситуации, когда обнаруживается недостача товаров или денег.
Если при инвентаризации выявлена недостача, то первым шагом должно быть составление объяснительной записки. В объяснительной записке необходимо указать причины и обстоятельства, которые привели к недостаче. Также важно указать ответственных лиц и описать предпринятые меры по устранению недостачи.
Далее, в зависимости от причин и обстоятельств, может быть принято решение о списании недостающих товаров или денег. В случае списания товаров, их стоимость должна быть отражена в бухгалтерском учете по соответствующим статьям. В случае списания денежных средств, необходимо провести соответствующие операции в кассовом журнале или бухгалтерском учете.
При обнаружении недостачи также важно выяснить причины и обстоятельства нарушения порядка хранения и учета товаров. Если недостача была вызвана неосторожностью или небрежностью сотрудника, ему может быть применена дисциплинарная или материальная ответственность. В случае выявления виновности конкретного сотрудника, ему может быть наложен штраф или применена другая форма взыскания.
Примеры возможных причин недостачи при инвентаризации:
- Кража товаров или денег.
- Ошибки при учете или оформлении документов.
- Недостача товаров, вызванная их естественным износом или порчей.
- Нарушение порядка хранения товаров.
- Ошибки при проведении операций с товаром или деньгами.
Важно отметить, что при обнаружении недостачи при инвентаризации необходимо строго соблюдать установленные процедуры и правила. Действия должны быть документально зафиксированы и основаны на соответствующих основаниях, таких как приказы, инструкции и другие документы.
Также важно учесть, что при обнаружении недостачи может возникнуть необходимость в компенсации ущерба. Компенсация может быть произведена за счет сотрудника, ответственного за недостачу, или другими лицами, если их виновность будет доказана.
В заключение, при обнаружении недостачи при инвентаризации важно немедленно принять меры по устранению причин и обстоятельств, провести соответствующие операции по списанию товаров или денег, а также принять меры по наказанию виновных лиц. Только грамотное и ответственное проведение инвентаризационной работы позволит избежать недостачи и обеспечить точность учета товаров и денежных средств.
Почему образуются излишки и недостачи
Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.
Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:
- ошибки при инвентаризации;
- неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
- естественная убыль ТМЦ;
- хищения;
- ошибки в ведении складского учёта и др.
Причины появления недостачи
К главным проблемам торговых складов относится недостача. Исключить возникновение неприятных ситуаций или полностью ликвидировать помогает выяснение причин расхождений. Опытные товароведы к факторам появления недостачи относят:
- проблемы и сбои в работе электронных программ учета;
- пересортицу или же факты отсутствия определенных наименований товаров при одновременной фиксации излишков в других товарных позициях, отличающихся по бренду, разновидностям, сорту, расцветке, артикулу или товарно-материальной ценности;
- некорректные цены или плохо отлаженный контроль за ценообразованием в магазине, благодаря чему в отчетах может появляться продукция с неактуальной стоимостью.
Кто и для чего составляет
При проверке наличия материальных ценностей при инвентаризации или при их приемке в случае расхождения наличия, указанного в документах,с фактическим наличием, факт фиксируют документально.
Составляют документ, в котором отражают количество недостающих материальных ценностей. На его основании предъявляют претензии материально ответственным лицам или поставщику. Он служит основанием для обращения в суд с требованием о возмещении стоимости недостающих ценностей или о допоставке.
Его составляет та сторона, которая обнаружила нехватку: инвентаризационная комиссия, покупатель при приемке, подотчетное лицо при приеме материальных ценностей в подотчет. Составляют комиссионно в составе не менее трех человек. При возможности приглашают сторону, ответственную за хранение или передачу ценностей: кладовщик, водитель доставки, представитель продавца и пр.
Взаимодействие с сотрудниками при обнаружении недостачи
При обнаружении недостачи товарных активов в процессе инвентаризации, работодатель стоит взаимодействовать с сотрудниками ответственно и профессионально. Важно учесть, что недостачи могут возникать по разным причинам, и не всегда виновными являются сотрудники. Поэтому взаимодействие с ними должно быть конструктивным и направленным на решение проблемы.
Первым шагом стоит провести детальное расследование причин недостачи. Для этого необходимо отразить все товарные активы в учете и сравнить их с фактическим наличием на складе. В случае расхождений нужно составить акт о недостачах, в котором указать все имеющиеся сведения о товарах, их количестве, стоимости и причинах отсутствия.
Последствия недостачи могут быть разными для работодателя. В зависимости от степени ущерба и ряда других факторов, работодатель может принять решение о дальнейших действиях. Например, в случае незначительной недостачи, работодатель может решить списать убытки и не преследовать ответственных лиц. Однако при больших расхождениях или систематической недостаче, работодатель может принять меры вплоть до увольнения сотрудников.
Для оформления недостачи работодатель обязан иметь материально ответственного лица. Он должен учесть все пересортицы и отразить их проводками в учете. Также важно оформить все документы, связанные с формированием инвентарной описи, актами о недостачах и прочими документами, которые могут понадобиться для дальнейшего анализа и контроля.
Руководство компании должно обеспечить сотрудников всей необходимой информацией о правилах учета и оформления недостачи. Сотрудники должны знать, что такое недостача и как ее оформить. Также руководство должно предоставить сотрудникам возможность скачать образцы документов для оформления недостачи и ознакомиться с ними.
Взаимодействие с сотрудниками при обнаружении недостачи включает также обязанность работодателя удержать сумму недостачи с заработной платы сотрудников, виновных в ее возникновении. Однако стоит помнить, что удержание денежных средств возможно только при наличии письменного согласия сотрудника.
Итоги годовой инвентаризации должны быть оформлены в виде отчета, в котором будут указаны все факты недостачи, причины и меры, принятые работодателем. Такой отчет является важным инструментом для анализа и контроля недостачи и позволяет работодателю принимать соответствующие меры для предотвращения возникновения подобных ситуаций в будущем.
Порядок проведения инвентаризации
До назначения мероприятия по подсчету имущества организации и оценке финансовых обязательств компании созывается комиссия. Отсутствие даже одного должностного лица, включенного в специальный совет, является причиной аннулирования результатов проверки. В состав входят представители администрации предприятия, бухгалтерской службы, иные сотрудники. Список членов комиссии утверждается заблаговременно на основании изданного приказа, в котором указываются срок ревизии, виды имущества. Порядок проведения инвентаризации:
- Установление даты осуществления пересчета имущества.
- Проверка имеющихся ценностей сплошным или выборочным методом.
- Составление инвентаризационной ведомости с внесением данных о наименовании товара и его фактическом количестве.
- Выведение итогового остатка в денежном эквиваленте.
- Заполнение сличительной ведомости для оформления недостачи при инвентаризации.
- Составление отчета.
- Отправление документации руководителю организации.
В настоящий момент органы государственной власти позволяют составлять учётную документацию без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о недостаче товара при инвентаризации, как и многие другие официальные бумаги, может быть написан в свободной форме. Отметим, что используемая форма акта должна быть утверждена соответствующим приказом руководителя, о чём делается отметка в самом документе.
Исполнить документ рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём заранее обозначены реквизиты организации, проводящей процедуру. При отсутствии заготовленной формы допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, прописав сведения о предприятии от руки.
Написать текст можно одним из двух общепринятых способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решается индивидуально в каждом отдельном случае председателем комиссии с учётом мнения коллег.
Этап 4. Что такое излишки и недостачи и куда их записывать
Излишки – это активы, которые фактически есть, а по бухгалтерским документам отсутствуют. Недостачи – это активы, которых фактически нет, но на бухгалтерских счетах они значатся.
Инвентаризация как раз и затевается ради поиска излишков или недостач. Если они обнаруживаются, бухгалтерия пишет проводки:
- лишние товары приходует;
- отсутствующие списывает на виновников или на расходы предприятия.
Чтобы бухгалтер мог сделать проводку, ему нужен документ. В случае с инвентаризацией таких документов будет целый ворох. Вот такой:
- инвентаризационная опись;
- сличительная ведомость;
- ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией;
- приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
Недостача при неофициальном трудоустройстве
Как показывает практика, часто руководители организаций при приеме на работу не подписывают с кандидатом трудовой договор. Человека берут на работу и не оформляют по ТК РФ, а также не подписывают договор о материальной ответственности, вверяя ему определенное имущество. Работник может допустить ошибку умышленно или по неосторожности, которая повлечет за собой недостачу в большом размере.
Необходимо понимать, что даже неофициально оформленный человек, при наличии его вины, обязан возместить причиненный ущерб предприятию. Но в таком случае есть свои нюансы.
Трудовые отношения оформляются путем подписания трудового договора. Но, ст. 16 ТК РФ предусмотрено, что трудовые отношения возникают между сторонами и при фактическом допущении человека к выполнению своих обязанностей с разрешения руководителя. Соответственно, если сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей и руководство знает об этом, то считается, что трудовые отношения наступили. Отсутствие официального оформления при фактическом допущении к работе с согласия работодателя не освобождают стороны от исполнения обязанностей, возложенных законом.
Как себя вести, если вешают недостачу?
Работа с материальными ценности зачастую бывает опасной, в связи с вероятностью их утраты. А если при инвентаризации выявляется недостача, начальство может обвинить в этом вас. Если действительно это произошло по вине специалиста, это одно дело. Но что делать, если обвиняют в недостаче, а вы к этому не причастны?
Во избежание необоснованных обвинений и наступления неблагоприятных последствий необходимо знать порядок взыскания ущерба, предусмотренный трудовым законодательством.
Как правило, лицо, работающее с имуществом, является материально ответственным. Соответственно при приеме на работу помимо трудового договора, с таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности. Плюс ко всему, Минтруд РФ утвердил перечень должностей сотрудников, с которыми можно подписать договор о полной материальной ответственности.
Взыскивая ущерб со своих сотрудников, руководство должно соблюдать процедуру, установленную законом. Обязательно проведение полной проверки.
Если человек не причастен к недостаче, а руководство все равно в этом обвиняет, лучше воспользоваться услугами нашего адвоката по трудовым спорам и совместно контролировать проверку и знакомиться со всеми документами.
Как предотвратить недостачу товара?
Прежде всего, необходимо определить причины возникновения недостачи товара. Они могут быть различными: от ошибок в составлении товарно-материальных доскладных в результате некорректного оформления записок до преднамеренных действий со стороны нечестных сотрудников. Кто именно виновен в возникновении недостачи должно быть отражено в объяснительной записке, которую составляет лицо, связанное с работодателем.
На основании результатов инвентаризации и других проверок формируется объяснительная записка по недостаче. Для составления такой записки есть определенная форма, которую следует использовать. В объяснительной записке необходимо указать причину возникновения недостачи, привести примеры случаев хищения или избыточной недостачи, а также описать возможные последствия дефицита ценностей.
Оформление объяснительной записки должно проводиться по срокам, определенным внутренними правилами компании. При этом необходимо учитывать, что процедура расследования недостачи требует времени, поэтому необходимо действовать оперативно.
Важно помнить, что после расследования дела о недостаче на складе могут быть приняты меры в отношении виновных лиц. Это может быть выговор или даже увольнение сотрудников, участвовавших в хищении или других незаконных действиях.