Какие могут быть структурные подразделения организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие могут быть структурные подразделения организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В компании единовременно осуществляется огромный перечень процессов: закупка, производство, логистика, работа с клиентами, поддержание порядка в зданиях и на территории и др. С целью упорядочить все эти и многие другие процессы, в компании создаётся организационная структура. Это могут быть отделы, филиалы, цеха и др.
Что стоит понимать под структурным подразделением организации?
Каждое такое подразделение имеет чёткие задачи, а их управлением занимается непосредственно начальник участка. Все они подчиняются локальным документам, разработанным и утверждённым в компании.
Самое важное обстоятельство относительно структурных подразделений — это их полная зависимость от юридического лица. Они не имеют самостоятельности и полностью ему подчинены.
Если структурное подразделение имеет тот же адрес, что и юрлицо, оно считается внутренним. Когда адреса различны, речь идёт об обособленном структурном подразделении.
Положение как организационно-правовой документ
Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.
В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.
Наша справка
К организационно-правовым документам относятся:
- устав;
- учредительный договор;
- положение об организации;
- положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
- регламент;
- штатное расписание;
- инструкция;
- должностная инструкция;
- правила внутреннего трудового распорядка и др.
Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.
Создание подразделений основывается на данных о виде деятельности, численности личного состава, местоположения и иных характеристиках. Рассмотрим такой пример: фирма изготавливает бетонные блоки, рекламный отдел занимается сбытом, а учет лежит на бухгалтерии. Но при этом есть значительная разница между различными субъектами. Так, структурные подразделения строительной организации существенно отличаются от того, что есть в составе банковских учреждений. Также учитывается и специфика координации действий различных отделов. Чем большего размера организация, тем важней становится вопрос управления.
В идеале необходимо позаботится о том, чтобы все подразделения были связаны единой целью и обладали всем необходимым информационным обеспечением. По мере роста придерживаться такого положения дел становится всё сложней, что сказывается на взаимодействии и сети коммуникаций. В таком случае очень важно следить за четким разделением обязанностей. Иначе можно ждать внутреннего конфликта. Чтобы избежать неопределённости, следует руководствоваться четкими критериями. И тогда не важно, что является объектом влияния — структурные подразделения кредитной организации, банка, ІТ-компании, завода или сельхозсубъекта — их эффективность будет на высоте.
Пример в образовательной сфере
В качестве субъекта исследования возьмём крупный университет. Эта организация подходит благодаря своему масштабу, многочисленным подразделениям и весьма широкому спектру осуществляемой деятельности. Итак, первоначально давайте выделим административные подразделения. Каждый университет имеет управляющие составляющие (ректорат, деканат), отдел кадров, бухгалтерию, службу системных администраторов. Также отдельно могут быть научно-исследовательские институты и центры.
Далее деление уже идёт на уровень кафедр. Каждая из них ведёт по 4-6 групп. А если есть заочное обучение, то и 8-12. Таким образом, группы студентов являются наименьшими численными подразделениями в крупных университетах. Эти образовательные учреждения построили буквально идеальное (на бумаге) взаимодействие. Итак, ректорат получает информацию от министерства образования в общих чертах. Потом он передаёт её деканатам в плановые отделы, которые весь нужный материал разбивают на необходимое количество часов, заботятся о предоставлении аудиторий и отсутствии конфликтов. Эта информация в последующем идёт кафедре, которая может внести свои предложения.
Список служебных обязанностей сити-менеджера зависит от нужд и специфики муниципального образования, в котором ему предстоит работать. Однако среди этого перечня можно выделить и те, что присущи для наёмного управленца любого российского города:
- решение вопросов, связанных с управлением муниципальным хозяйством и имуществом;
- планирование и организация работы по управлению налоговой политикой муниципального образования;
- юридическая защита интересов города в судебных процессах;
- составление и управление сметой доходов и расходов муниципалитета;
- выпуск необходимых распоряжений, обеспечивающих выполнение рабочих процессов администрации города в местном масштабе;
- контроль над работой структур местного самоуправления по исполнению государственных полномочий, переданных им;
- составление и контроль над расходованием бюджета, направленного на улучшение социальной и экономической сферы города;
- руководство главами служб, которые находятся в прямом подчинении главы администрации, в том числе приём и увольнение их с должности;
- выпуск муниципальных актов и внесение предложений в городскую думу по вопросам развития города;
- контроль над деятельностью структурных подразделений муниципалитета;
- приём граждан по личным вопросам.
Сити-менеджер несёт ответственность за свою работу не только перед муниципалитетом, но и косвенно перед всеми гражданами города. Помимо прочего, на него возложена обязанность составления ежегодных отчётов о результатах своей деятельности на посту главы администрации. Контракт с наёмным управляющим может быть расторгнут, если он не в состоянии надлежащим образом решать вопросы местного значения.
Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы
Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах.
Первое и главное, что нужно сказать: уведомление можно писать в произвольной форме, поскольку на сегодня установленного на законодательном уровне унифицированного его образца нет. Допустимо также использовать разработанный и утвержденный в организации собственный шаблон документа – если таковой, конечно, имеет место быть. В любом случае, формат уведомления следует обозначить в локальных актах предприятия (т.к. представитель инспекции по труду при проверке жалобы работника может поинтересоваться этим вопросом).
Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
В случае, если на предприятии принято удостоверять бумаги с помощью печати, бланк надо обязательно проштамповать.
Уведомление можно составлять на простом чистом листе любого подходящего формата (обычно применяется А4 или А5) или же на фирменном бланке (опять же если такое условие прописано в учетной политике компании). Писать его разрешается вручную или набирать на компьютере с последующим распечатыванием – оба эти варианта вполне приемлемы.
Уведомление лучше сформировать в двух одинаковых экземплярах. Один надо вручить работнику, второй оставить в организации (предварительно получив на нем подпись сотрудника о вручении ему копии). Информацию об уведомлении нужно внести в специальный учетный журнал (он хранится либо в отделе кадров, либо в секретариате).
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.
Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).
Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.
Исследовательско-технические подразделения
В этой сфере работают следующие подразделения:
- Научно-исследовательский отдел.
- Служба технико-экономических исследований.
- Отдел технического контроля.
- Лаборатория измерительной техники.
- Конструкторский отдел.
- Техническая служба.
- Опытное производство.
- Испытательский цех.
- Отдел автоматизации (механизации).
- Служба научно-технической информации.
- Опытный цех.
- Отдел главного технолога.
- Служба подготовки персонала.
- Инструментальный отдел.
- Конструкторско-техническая служба.
- Отдел главного механика.
- Бюро подготовки кадров.
- Опытно-экспериментальный цех.
- Бюро маркетинговых исследований.
- Научно-исследовательская лаборатория.
- Бюро охраны природы.
- Отдел изобретательства и патентирования.
Разница и сходство филиалов и представительств
Структурное подразделение организации может существовать как филиал, представительство (согласно ГК РФ) или обособленное подразделение юридического лица (согласно НК РФ).
Гражданское законодательство различает два вида подразделений– это филиал и представительство (ст. 55 ГК РФ). Согласно этой статье представительство — это обособленное подразделение компании, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал, в свою очередь, это обособленное подразделение юрлица, расположенное вне места его нахождения, которое осуществляет все его функции или их часть, в том числе представительскую функцию.
Исходя из определений этих терминов, можно сделать вывод, что филиал существенно превосходит представительства по объему полномочий, и знак тождественности между ними ставить нельзя. Филиал, кроме представительских функции, может осуществлять все те действия, что и головная организация. Поэтому, делая выбор в пользу того или иного подразделения, необходимо понимать, какой функционал планируется делегировать подразделению.
Тем не менее, общих признаков у этих двух видов подразделений гораздо больше. Приведем их ниже.
Виды организационных структур управления предприятия
Организационную структуру предприятия определяют цели бизнеса. От них в первую очередь зависит, сколько участников/отделов/подразделений нужно фирме, какую продукцию или услуги она будет продавать, с какой аудиторией работать, как продвигать товар на рынке и другие аспекты. Поэтому существует несколько видов схем, включенных в разные типы.
Основные типы структур представим в таблице:
| Тип структуры | Характеристика |
|---|---|
| Формальная | Это официальный образ концепции конкретной организации. Модель взаимодействий между субъектами бизнеса согласно организационным документам компании. То, как должна выглядеть система управления и распределения обязанностей в должностных инструкциях, правилах внутреннего распорядка и т.д. |
| Неформальная | Это реальное положение дел внутри фирмы. Система взаимодействия между разными субъектами бизнеса, которая основана не на официальных документах, а на личных взаимоотношениях, договоренностях, привычках и других социальных и психологических факторах. |
| Механистическая | Такую структуру по-другому называют жесткой. В ней четко разграничены обязанности, системы управления замкнуты и подконтрольны высшим руководящим субъектам. Такая модель стабильна и всегда работает по четко обозначенной схеме, как механизм. |
| Органическая | В противовес предыдущему типу, в таких компаниях нет централизованного управляющего субъекта. Окончательные решения зависят не от обозначенного руководства, а от коллегиальных решений. Между разными отделами/сотрудниками преобладают не жесткие деловые, а партнерские отношения. Такая система гибкая и способна подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. |
| Традиционная | Это самая простая и привычная для небольших организаций модель. Субъекты управления распределены по цепочке, в которой обязанности и ответственность распределяются «сверху вниз». |
Итак, организационная структура предприятия – это система управления компаний и от ее выбора зависит простота выполнения задач, гибкость компании ко внешней среде, а также нагрузка, которая ложится на плечи руководителей.
Если компания небольшая, то на этапе становления, как правило, в ней естественным образом возникает линейная организационная структура, а по мере развития предприятия его структура приобретает все более сложный вид, становясь матричной или дивизиональной.
Видео — пример организационной структуры компании:
Эксперты расскажут, что такое структурное подразделение, разъяснят правовые аспекты деятельности, основные функции и методики управления такими подразделениями.
Из статьи вы узнаете
Структурное подразделение — это цеха, участки, отделы, секторы и тому подобные подразделения, которые входят в структуру организации . Располагаться они могут по месту нахождения организации или территориально обособленно. Значит подразделение может быть внутренним или обособленным.
Руководитель структурного подразделения — это кто, кем он может быть назначен
Руководитель структурного подразделения — это работник, на которого возложена непосредственная ответственность за выполнение поставленных задач. Методики и модель управления делегируются высшим руководством организации или могут выбираться руководителем отдела, сектора, участка, цеха самостоятельно.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, , приведет пример создания службы охраны труда в виде отдельного звена.
Работа созданной ячейки должна быть гибкой. Это позволит максимально быстро реагировать на все изменения, происходящие не только внутри организации, но и во внешней среде, на рынке труда. Учитывая, что звено отвечает за соответствующую сферу деятельности, работа всех единиц ячейки должна быть специализированной. Нагрузка на руководителя не должна быть чрезмерно большой.
Дивизиональная структура организации
Дивизиональная структура — это форма организации, при которой предприятие делится на разные дивизии или подразделения, каждое из которых специализируется на отдельном виде деятельности или отдельном рынке.
Дивизиональная структура организации может быть эффективной в случаях, когда компания имеет разнообразный бизнес или занимается деятельностью на разных рынках. Такая структура позволяет управлять каждой дивизией отдельно, давая возможность быстро принимать решения и адаптироваться к изменениям условий на рынке.
Функции дивизиональной структуры:
- Разделение организации на самостоятельные подразделения. Каждая дивизия отвечает за свою сферу деятельности и имеет собственное руководство.
- Специализация по видам деятельности. Каждая дивизия занимается определенным видом бизнеса или действует на определенном рынке, что позволяет сосредоточиться на своих сильных сторонах.
- Гибкость и адаптивность. Дивизиональная структура позволяет быстро реагировать на изменения внешней среды и принимать решения на местах, что способствует улучшению конкурентоспособности организации.
- Контроль и координация. Центральное руководство осуществляет контроль над дивизиями, а также координирует их работу для обеспечения общих целей организации.
Примером компании, использующей дивизиональную структуру, является корпорация General Electric. У нее есть несколько дивизий, каждая из которых специализируется на определенной отрасли: энергетика и оборонная промышленность, медицина и финансы.
Разделение по отделам и бюро
Разделение по отделам и бюро является одной из наиболее распространенных форм организации работы внутри организации. Оно позволяет эффективно управлять и координировать деятельность сотрудников, а также обеспечивает определенную специализацию и поддерживает структуру организации.
Отделы являются функциональными единицами организации и выполняют определенные задачи и функции. Каждый отдел обычно специализируется в определенной области и имеет свой состав сотрудников, руководителей и ресурсы.
- Отдел разработки – отвечает за создание, тестирование и разработку новых продуктов или услуг. В него входят программисты, инженеры, тестеры и другие специалисты.
- Отдел маркетинга – занимается продвижением продукции или услуги на рынке. В этом отделе работают маркетологи, рекламисты, PR-менеджеры и другие специалисты.
- Отдел продаж – занимается привлечением клиентов и реализацией продукции или услуги. В него входят менеджеры по продажам, торговые представители и другие специалисты.
- Отдел финансов – отвечает за управление финансовыми ресурсами организации. В него входят бухгалтеры, экономисты, финансовые аналитики и другие специалисты.
- Отдел кадров – занимается подбором и персональной политикой организации. В этом отделе работают HR-специалисты, кадровики и административный персонал.
Бюро – это временные рабочие группы или комиссии, создаваемые для выполнения конкретных задач или решения определенных проблем. Они могут быть сформированы как внутри отдела, так и включать представителей разных отделов.
- Бюро по повышению производительности – занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов и улучшением эффективности деятельности организации.
- Бюро по качеству – отвечает за контроль и обеспечение качества продукции или услуги. В него входят специалисты по контролю качества и аудиторы.
- Бюро по информационным технологиям – занимается поддержкой и развитием информационных систем и технологий в организации. В него входят специалисты по IT-урезанную.
Разделение по отделам и бюро позволяет создать эффективную систему управления и координации работы организации. Каждый отдел или бюро имеет свои функции и задачи, которые структурируют деятельность всей организации и способствуют достижению общих целей.
Важная роль структурных подразделений
Структурные подразделения являются неотъемлемой частью любой организации, ведь именно они обеспечивают эффективное функционирование, координацию работы сотрудников и достижение поставленных целей.
Основная задача структурных подразделений — разделение общей работы на конкретные функции, которые могут выполняться независимо друг от друга. Это позволяет упорядочить процессы внутри организации и обеспечить эффективное использование ресурсов.
Структурные подразделения также играют важную роль в управлении персоналом. Они определяют структуру организации, роли и обязанности сотрудников, их взаимодействие и подчинение друг другу. Благодаря этому, процессы управления становятся более прозрачными и организованными, а коммуникация между сотрудниками — более эффективной.
В зависимости от специфики организации, структурные подразделения могут быть различными. Например, в больших компаниях часто выделяются отделы по отдельным функциональным областям, таким как маркетинг, финансы, производство и т. д. В малых организациях структурные подразделения могут быть менее разветвленными и иметь более общие функции.
Важно отметить, что правильное организационное построение структурных подразделений имеет большое значение для успеха организации. Неверно определенные функциональные области, нечеткие границы между подразделениями или избыточное количество подразделений могут привести к дублированию работы, конфликтам и непродуктивности. Поэтому, организации должны постоянно анализировать свою структуру и вносить необходимые изменения для оптимизации работы.
В целом, структурные подразделения являются неотъемлемой частью успешной организации. Они позволяют эффективно управлять ресурсами, регулировать процессы и обеспечивать работу организации в целом.
Преимущества и недостатки структурных подразделений
Преимущества структурных подразделений:
- Ясность и четкость организационной структуры. Структурные подразделения позволяют определить иерархию внутри организации и установить четкие линии подчинения.
- Эффективная специализация. Структурные подразделения позволяют разделить работу организации на отдельные функциональные области, что способствует повышению эффективности процессов и достижению специализации.
- Удобство координации работы. Структурные подразделения определяют ясные границы ответственности и полномочий, что упрощает управление и координацию работы между различными подразделениями.
- Повышение гибкости. Структурные подразделения могут быть адаптированы и изменены в зависимости от потребностей и условий организации, что позволяет ей быть гибкой и адаптивной.
- Уровень автономии. Структурные подразделения могут иметь некоторую степень автономии и самостоятельности в принятии решений, что позволяет быстро реагировать на изменения и проблемы.
Недостатки структурных подразделений:
- Возможность конфликтов. Структурные подразделения могут создать условия для возникновения конфликтов между различными подразделениями из-за разногласий в целях и приоритетах работы.
- Инертность и жесткость. Структурные подразделения могут ограничивать возможность быстрого реагирования на изменения внешней среды и потребностей клиентов из-за жестких структур и процессов.
- Перегруженность связями. Структурные подразделения могут создавать многочисленные связи и коммуникационные каналы, что может приводить к перегрузке и сложности передачи информации и принятия решений.
- Неэффективность при межподразделенийных проектах. Структурные подразделения могут испытывать проблемы при сотрудничестве на проектах, которые предполагают работу нескольких подразделений совместно, из-за различных процедур и процессов управления.
Структурные подразделения организации: виды и функции
Структура организации состоит из разных подразделений, каждое из которых имеет свои уникальные функции. На сегодняшний день, подразделения организаций включают в себя управленческие, производственные, маркетинговые и финансовые.
- Управленческие подразделения: отвечают за координацию и контроль за деятельностью всей организации. К ним относятся руководство, отдел кадров, юридический и PR отделы.
- Производственные подразделения: занимаются производством товаров или оказанием услуг. К ним относятся отделы производства, сбыта, логистики, склада, сервисного обслуживания, качества и технического обеспечения.
- Маркетинговые подразделения: занимаются рекламой, продвижением продуктов и услуг на рынке. К ним относятся отделы по продажам, маркетинга, PR и развития бизнеса.
- Финансовые подразделения: занимаются управлением бюджетом компании, ведением бухгалтерии и налогообложением. К ним относятся отделы финансов, бухгалтерии и аудита.
Структурные подразделения организации позволяют оптимизировать работу и распределить ответственность между разными подразделениями. Каждое подразделение выполняет свою уникальную функцию и совместно они способствуют достижению целей компании.
Отделы продаж и маркетинга
Отдел продаж – это подразделение организации, которое занимается прямыми продажами ее товаров или услуг. Он отвечает за формирование и реализацию стратегии продаж, поиск новых клиентов, подготовку коммерческих предложений и проведение переговоров.
Отдел маркетинга – это служба, которая занимается позиционированием товара на рынке, анализом конъюнктуры, узнаванием предпочтений и потребностей целевой аудитории, разработкой и проведением рекламной кампании. Задача отдела маркетинга – узнать, какой продукт может быть продан, и как правильно это сделать.
Взаимодействие отделов – продажи и маркетинг переплетены между собой, и каждый отдел зависит от успешной работы другого. Отдел маркетинга создает потребность в товаре, а отдел продаж – удовлетворяет ее. Поэтому часто сотрудники одного отдела помогают другому в решении всех задач и повышении общей эффективности работы компании.
- Отдел продаж отвечает за:
- Организацию продажи товаров или услуг;
- Взаимодействие с клиентами по формированию заказов, отгрузке и оплате продукции;
- Контроль отгрузки товаров и услуг, взимание платежей и учет доходов;
- Мониторинг аналитики продаж и ее адаптация под новую рыночную конъюнктуру.
- Отдел маркетинга отвечает за:
- Разработку стратегии продвижения товара;
- Сбор и анализ информации о целевой аудитории;
- Разработку рекламных материалов и кампаний, проведение мероприятий;
- Создание и укрепление имиджа компании.