Как составить запрос информации у коллеги
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить запрос информации у коллеги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На курсах писательского мастерства часто говорят «показывай, а не говори». Это означает детальные описания: «Звуки пишущей машинки наполняли комнату, когда писатель скривил брови» вместо «Писатель писал».
Сделайте текст легко «сканируемым»
Вы знали, что люди читают на компьютерах в F-образном шаблоне?
Это означает, что они начинают читать верхнюю строку и читают всё меньше и меньше, продолжая просматривать страницу, придерживаясь преимущественно левой стороны текста.
Оказывается, что мы все «сканируем», когда читаем цифровые тексты. Поэтому профессиональные райтеры часто используют заголовки и подзаголовки в случаях с длинным месседжем. Например, для FAQ, страниц описания товара или туториалов. Эти привлекательные заголовки, выровненные по левой стороне, помогают ориентироваться читателям и направлять их взгляд на нужную информацию.
Вот как вы можете применять это на практике:
- Структурируйте текст с помощью заголовков и подзаголовков;
- Используйте простые и значимые слова, которые точно сообщают читателям о том, о чём идет речь в блоке;
- Используйте гиперссылки и выделение (умеренно), чтобы важные слова и фразы привлекали внимание читателя.
Как оформить и кому отправить
При составлении официального письма с запросом в организацию необходимо учитывать, кому будет адресован запрос и как оформить документы.
Составление запроса:
- Определите кто будет получателем запроса: руководитель организации, отдел кадров или другой ответственный сотрудник.
- Указывайте конкретную причину и цель запроса.
- Составьте список необходимых документов для предоставления.
- Укажите, какое количество экземпляров нужно предоставить.
- Оформите запрос в письменной форме и приложите список необходимых документов.
Отправка запроса:
- Решите, на какой адрес отправить запрос: электронная почта, почтовый ящик или лично в организацию.
- Убедитесь, что запрос составлен в правильной форме и содержит все необходимые данные.
- При необходимости, ознакомьтесь с образцами официальных запросов для выбора наиболее подходящего варианта.
- Предоставьте документы в соответствующей форме и на образцах, если таковые имеются.
- Укажите точное время или сроки, в которые желаете получить ответ на запрос.
Соблюдение правильного оформления и отправки запроса является ключевым аспектом обеспечения эффективной коммуникации и получения нужной информации от организации.
Электронная почта для запроса продукта
Те, кто хочет узнать больше о конкретном продукте или комбинации товаров, могут отправить электронное письмо с запросом о продукте. Основная цель обычно состоит в том, чтобы узнать характеристики или доступность продукта. Электронное письмо с запросом о продукте должно занимать не более одной страницы и быть написано в том же формате, что и обычное деловое электронное письмо. Язык этого шаблона формальный и конкретный.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы узнать о конкретном продукте или комбинации товаров. Хотелось бы узнать характеристики и наличие товара.
Пожалуйста, предоставьте мне любую имеющуюся у вас дополнительную информацию о продукте. Буду очень признателен, если вы также сообщите мне, есть ли какие-либо скидки или акции в настоящее время.
Спасибо за внимание и оперативный ответ.
Электронная почта с запросом на доставку
Физическое лицо или организация может получить дополнительную информацию о доставке продукта, отправив запрос на доставку по электронной почте. Этот шаблон включает запросы на стоимость доставки, сроки и многое другое.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел бы узнать подробности доставки продукта, который я недавно приобрел. Не могли бы вы предоставить мне информацию о стоимости доставки и предполагаемых сроках доставки? Кроме того, я также был бы признателен за любые другие важные подробности, касающиеся процесса доставки.
Благодарю за внимание и надеюсь на ваш скорый ответ.
Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.
Образец обращения в Роскомнадзор:
В управление Роскомнадзора по N-ской области, Петрову Петру Петровичу
От Иванова Ивана Ивановича, N-ская область, город N, улица Ленина, д. 5, кв. 3.
Уважаемый Петр Петрович!
Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:
- Правомерно ли осуществлять звонки на личные мобильные номера граждан без их письменного согласия на обработку персональных данных, в частности, номера телефона, и без их согласия на предоставление такого рода рекламы?
- Правомерны ли действия сотрудников ООО «Медицинские услуги», которые во время звонков по мобильным телефонам граждан с предложением медицинских услуг не предупреждают людей о наличии возможных противопоказаний?
- Имеют ли право сотрудники компании, не имеющей лицензии на ведение кредитно-финансовой деятельности, заключать с гражданами кредитные договоры, чтобы те могли оплатить услуги этой компании?
С уважением, Иванов Иван Иванович.
Любое письмо является визитной карточкой организации. Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату. Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение. В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.
Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.
Выделяют некоторые принципы ведения переписки:
- оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
- к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
- переписка предусматривает полную конфиденциальность;
- задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.
Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:
- На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
- Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
- В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.
Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.
Деловые письма могут отличаться по своей форме. Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга. В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым.
В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.
В первом случае выделяют:
- отказы;
- претензии;
- признания;
- оправдания.
Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.
Письма-договоренности имеют большое значение.
Они помогают:
- подвести итоги;
- договориться о чем-либо;
- поставить сроки выполнения задач;
- убедиться, что стороны поняли суть договора.
Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.
Составитель должен предъявлять повышенные требования к себе. Если этого не сделать, сложится негативное впечатление об уровне образования и интеллекте человека.
Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы. При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.
Выделяют основные правила составления деловых писем:
- В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
- Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
- Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
- До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.
- Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
- Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.
Перед тем, как выбирать способ отправки, необходимо определить, носит ли запрос официальный процессуальный характер. Если получатель однозначно обладает необходимыми сведениями и обязан их выдать, следует направить запрос посредством Почты России, заказным письмом с уведомлением о вручении. Так на руках у отправителя останется подтверждение обращения, которое в последствии выступит основанием для подачи искового заявления в суд. Если контрагент или государственное ведомство умышленно утаивают какие-то данные, заявитель вправе истребовать их в судебном порядке. Недобросовестному держателю информации в любом случае придётся их выдать, а также понести ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Во всех остальных случаях, когда решение об удовлетворении вопроса принимается его получателем, допускается направлять документ в виде скана на адрес электронной почты. Следует отметить, что официальная бумага в любом случае должна быть заверена именно «живым» автографом представителя.
Какие сроки рассмотрения запросов?
Сроки рассмотрения запросов зависят от нескольких факторов. В первую очередь, это объем и сложность информации, которую необходимо предоставить в запросе. Чем более подробная и сложная информация требуется, тем дольше может занять ее обработка и рассмотрение.
Также важным фактором является количество поступающих запросов. Если в организации поступает большое количество запросов, то время рассмотрения каждого запроса может быть увеличено. Сотрудникам требуется время, чтобы ознакомиться с каждым запросом, проверить достоверность информации и подготовить ответ.
Оптимальный срок рассмотрения запроса составляется в каждой организации индивидуально. В некоторых случаях, срок рассмотрения запроса может быть определен непосредственно в тексте запроса или соответствующих документах.
Получатель запроса старается ответить на него в кратчайшие сроки, однако необходимо учесть, что рассмотрение запросов может занимать разное время и требовать отдельного анализа. В некоторых случаях может потребоваться дополнительная консультация с коллегами или специалистами для полноценного ответа на запрос.
Как оформить и отправить письмо-запрос
Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
- Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
- Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
Как разобраться в аббревиатурах
- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
- OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
- FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
- POC (point of contact) → контактное лицо.
- FYI (for your information) → для вашей информации.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
- AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
- BTW (By The Way) →кстати.
- CU (see you) → увидимся
- F2F (face to face) → наедине.
- IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Частые ошибки при деловой переписке
Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!
- Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
- Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
- Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.
Пример запроса на предоставление информации
Ниже представлен пример официального запроса на предоставление информации:
- Название организации (запрашивающей информацию)
- Дата
- Адрес ИФНС или другой организации, которой адресован запрос
- Тема запроса
- Уважаемые,
- В соответствии с нашими деловыми интересами и в целях получения необходимой информации,
- Прошу вас предоставить следующую информацию:
| № | Наименование документа | Необходимые данные |
|---|---|---|
| 1 | Справка о доходах и расходах | За период с 01.01.2023 по 31.12.2023 |
| 2 | Бухгалтерская отчетность | За период с 01.01.2023 по 31.12.2023 |
Типичные ошибки при написании писем-запросов
1. Неправильное обращение к адресату
Одной из наиболее распространенных ошибок при написании письма-запроса является неправильное обращение к адресату. Важно убедиться, что вы правильно указали имя и должность адресата. При необходимости, проведите дополнительные исследования, чтобы узнать информацию о вашем адресате.
2. Недостаточная ясность и точность
В письмах-запросах особенно важно быть ясным и точным в выражении своих мыслей. Избегайте путаницы и двусмысленности, используя конкретные и понятные формулировки. Убедитесь, что ваш запрос содержит все необходимые детали и информацию, чтобы избежать возможных недоразумений.
3. Неправильное форматирование и структура
Частая ошибка при написании писем-запросов — неправильное форматирование и отсутствие четкой структуры. Важно разделить ваше письмо на параграфы и использовать заголовки и маркированные списки, чтобы сделать его более понятным и удобочитаемым. Проверьте свое письмо на наличие ошибок в орфографии и пунктуации, чтобы избежать негативного впечатления от вашего запроса.
4. Неуважительное отношение и неприличный тон
Еще одна распространенная ошибка — использование неуважительного отношения и неприличного тона в письмах-запросах. Важно помнить, что вы обращаетесь к другому человеку и выражать свои мысли в уважительной и вежливой форме. Избегайте использования оскорбительных выражений и неуместного юмора.
5. Отсутствие благодарности и проявление заинтересованности
В конце вашего письма-запроса не забудьте выразить благодарность и проявить заинтересованность в ответе. Покажите, что вы цените время и усилия адресата и готовы принять во внимание любую информацию или рекомендации, которые он может предоставить. Благодарность и заинтересованность могут повысить вероятность положительного ответа на ваш запрос.
Образец письма с просьбой о предоставлении информации
Вот шаблон, который вы можете использовать при написании письма с просьбой о предоставлении информации:
Уважаемый [имя получателя],
Меня зовут [ваше полное имя], я [должность или место работы] в [название компании или ассоциации]. Я пишу вам, чтобы запросить информацию относительно [проблема, тема или проект], и надеюсь, что вы готовы поделиться со мной [детали, данные или факты, которые вам нужны]. Меня интересует эта информация, потому что [цель вашего запроса].
Я обращаюсь к вам, потому что [описание полномочий или опыта человека, которые делают его надежным источником]. Принимая во внимание вашу [квалификацию или связи], я надеюсь запросить [документ или информацию]. Если возможно, пожалуйста, предоставьте эту информацию в течение [количество рабочих дней или недель, в течение которых вы хотите ее получить]. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вам нужен дополнительный контекст или вы хотите поговорить со мной о [цель вашего запроса] по электронной почте по адресу [адрес электронной почты] или по телефону [номер телефона].
Спасибо за ваше время и внимание, и я надеюсь получить от вас ответ в ближайшее время.
Искренне,
[Имя] [Фамилия]
Как оформляют информационные письма
Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.
Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.
При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:
- поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
- верхние и нижние отступы от края листа;
- выравнивание текста по ширине;
- абзацы с отступами 1.25 см;
- при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
- размер межстрочного интервала 1-1.5;
- нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
- допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).