Как принять в расходы оплату такси на работу во время коронавируса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять в расходы оплату такси на работу во время коронавируса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Командированный работник вправе требовать компенсацию расходов на такси
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, см. «Минфин напомнил, как подтвердить затраты на такси, произведенные работником во время командировки»).
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
- Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
- Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект».
Чиновники не против учета компанией расходов на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно. Но только если эти затраты:
- обусловлены технологическими особенностями производства (например, сменным графиком);
- являются формой системы оплаты труда в организации. То есть, такие издержки прописаны в трудовых и (или) коллективном договорах и, вместе с тем, не носят чисто социального характера (подробнее об этом – в письме Минфина от 16.03.2017 № 03-04-06/15198).
Достаточно соблюдения одного из этих условий, а также базовых критериев из 252-й статьи. В противном случае расходы принять не удастся (п. 26 ст. 270 НК РФ).
При выполнении приведенных требований организация вправе списать и затраты, связанные с перевозкой сотрудников к месту работы и обратно на такси. Минфиновцы не против (см. письмо от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181). Косвенно данный вывод следует и из комментируемого разъяснения. Правда, у фискалов иная, не столь лояльная, точка зрения (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976 и от 27.01.2006 № 20-12/5434). Однако организации успешно отстаивают свою правоту. Взять хотя бы Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011. Судьи посчитали, что фирма обоснованно списала расходы по перевозке специалистов на работу и с нее на такси. Ведь издержки связаны с технологическими особенностями производства, режимом и удаленностью объектов фирмы, подтверждены договорами, актами, платежками. При схожих обстоятельствах победила и другая компания (см. Постановление ФАС Московского округа от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).
А если работодатель в связи с пандемией организовал доставку своих сотрудников, дабы оградить их от общественного транспорта и снизить, тем самым, риск заражения коронавирусом? Учесть подобные расходы будет непросто – эпидемия в качестве основания для их признания не подойдет. Умозаключение вытекает из письма финансового ведомства от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400. Но, предусмотрев такие траты в трудовых и (или) коллективном договорах и сделав их частью системы оплаты труда, компания, на наш взгляд, получит возможность для учета данных расходов.
Использование такси и каршеринга для служебных поездок
Работник, которого направляют в служебную поездку, или его непосредственный руководитель производить предварительный расчет своих командировочных расходов, чтобы определить сколько ему необходимо получить средств.
Для этого составляется служебная записка. В ней можно предусмотреть использование такси в качестве средства, чтобы доехать в аэропорт (на вокзал) и обратно, а также, чтобы добраться непосредственно к месту командировки непосредственно.
Обосновывается это тем, что выезжать работнику придется в позднее время, когда общественный транспорт уже не работает, или для оптимальнее по времени будет использование для доставки такси.
Внимание! Такси работник может использовать только, если данный момент согласован с администрацией компании. Получить согласие руководства можно до поездки, а также во время нее, запросив разрешение через имеющиеся средства связи.
Обязанность работодателя осуществить возмещение расходов на командировку, в том числе и такси, предусмотрена ТК РФ. Кроме этого, в его локальных актах предприятия может быть уточнен порядок и объем такого возмещения.
Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.
Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.
В качестве него обычно выступают:
- Кассовый чек, который печатает таксиметр;
- Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).
Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.
Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).
Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.
Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.
В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.
Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету
.
Если необходимость воспользоваться такси в командировочной поездке полностью обоснована и вызвана сложившейся необходимостью, то у работника не возникает экономическая выгода. А это значит, что НДФЛ рассчитывать и удерживать не нужно. Такого рода поездки вызваны интересами организации, а не работника.
У организации обязательно должны быть подтверждающие документы. В них указывается тот факт, что такси использовалось работником в служебных целях. Помимо этого, Желательно прописать обоснованность таких затрат во внутренних документах, к примеру, в положении по командировкам.
Также, расходы работника на найм такси не нужно учитывать в составе базы по расчету страховых взносов. Объектом их обложения являются выплаты работникам при двухсторонних трудовых отношениях либо согласно договору подряда. Предметом последних обычно являются оказание гражданином определенных услуг либо выполнение работ для заказчика.
Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.
Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Расходы на такси в командировке ндфл. Первичные документы на такси, подтверждающие расходы
— 1. По разъяснениям Минфина, расходы налогоплательщика на проезд работника на такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством .
По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.
Как правило, при оплате наличными водитель должен выдавать кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси . Поэтому расходы на проезд сотрудника в такси, услуги которого оплачены наличными, можно учесть на основании квитанции или кассового чека, напечатанного таксометром .
Учет транспортных расходов при УСНО
Стоимость патента можно рассчитать на онлайн-калькуляторе ФНС, она будет зависеть от нескольких параметров:
- срок патента (месяц, полгода, год);
- число пассажирских мест в автомобиле и число машин — в разных регионах применяются разные показатели.
Патент оплачивается в зависимости от своего срока действия:
- срок патента до 6 месяцев включительно: нужно оплатить полную стоимость до конца его действия;
- срок патента 6-12 месяцев: в течение первых 90 дней действия патента оплачивают 1/3 стоимости патента, остальную часть уплачивают до конца действия патента.
Таксист может платить налог на профессиональный доход (для самозанятых), если работает на себя. Ограничения всего три:
- придется соблюдать лимит по выручке — 2,4 млн рублей в год;
- надо работать одному, без сотрудников;
- режим НПД нельзя совмещать с другими налоговыми режимами.
Режим выгоден невысокой налоговой ставкой: всего 4% с дохода при работе с физлицами и 6% при перевозке юрлиц. Учет очень простой — ведется с помощью приложения, которое можно скачать на сайте ФНС, оно же само рассчитывает налог и оповещает об уплате. Отчетности нет — все данные налоговая получает через приложение.
Признавать расходы на приобретение имущества, работ, услуг и т. д., осуществленные после перехода с ОСН на УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», следует (подп. 4 п. 1 ст. 346.25 НК РФ):
- на дату осуществления расходов, если они были оплачены до перехода на УСН;
- на дату оплаты расходов, если они оплачены после перехода на УСН.
Признавать расходы на дату их оплаты (после перехода с ОСН на УСН) нужно, например, если товары приобретены в 2016 году, а оплачены поставщику в 2017 году, после продажи покупателю. В такой ситуации «входной» НДС тоже нужно восстановить.
Какое налогообложение выбрать для такси
Расходы, учитываемые при расчете базы по налогу на прибыль на общей системе налогообложения должны быть подтвержденными, экономически обоснованными и направленными на получение дохода.
Большинство ООО должны использовать для учета затрат метод начисления, но отдельные представители микробизнеса имеют право применять кассовый метод.
Для верного расчета налоговой базы ООО на ОСНО следует внимательно изучить положения НК РФ и разъяснения Минфина, чтобы определить, можно ли учитывать те или иные затраты. В противном случае налоговая база будет занижена, что повлечет за собой ненужное внимание со стороны налоговой инспекции.
Чтобы правильно считать налоги, заполнять отчеты, и получать консультации экспертов, зарегистрируйтесь в сервисе «Моё дело».
Любая отчётность в системе «Моё дело» формируется за считанные минуты
Отчёты создаются автоматически на основе введённых вами данных. Вы получаете готовые документы без опечаток, неточностей и ошибок, которые часто бывают при ручном заполнении бланков.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
- Расходы на приобретение имущественных прав по договору уступки права требования.
- Затраты на покупку жилья в строящемся доме на основании договора долевого участия.
- Если организация доставляет продаваемые товары покупателям почтовыми отправлениями, то почтовые расходы, которые она оплачивает учреждениям связи при возврате невыкупленных товаров, не учитываются для целей налогообложения при УСН.
- Расходы по уплате денежных средств банку за приобретение права требования задолженности с организации — должника по кредитному договору.
- Расходы на подписку на газеты, журналы и другие периодические издания.
- Плата за право пользования земельным участком (сервитут).
- Расходы по оплате банку комиссионного вознаграждения за изготовление банковских карт.
- Расходы по добровольному страхованию.
- Расходы по приобретению доли участия в уставном капитале другой организации.
- Затраты на участие в конкурсных торгах (тендерах) на право заключения контрактов и договоров.
- Расходы на оплату обучения детей сотрудников.
- Часть остаточной стоимости основных средств, не приобретенных обществом и не оплаченных, а внесенных учредителями общества в качестве вклада в уставный капитал.
- Затраты на световые вывески, не содержащие сведений рекламного характера.
- Затраты на приобретение земельного участка.
- Расходы на оплату услуг по предоставлению работников сторонними организациями.
- Расходы на проведение специальной оценки условий труда.
- Списанные безнадежные долги.
- Штрафы, пени и неустойки, уплачиваемые должником за нарушение договорных обязательств.
- Услуги по управлению организацией, применяющей УСН.
- Суммы добровольно уплаченных пенсионных взносов — их индивидуальный предприниматель не вправе включать в состав расходов.
- Расходы, связанные с реализацией основного средства.
- Расходы в виде платы за технологическое присоединение к электрическим сетям.
- Расходы на погашение займа.
- Расходы на приобретение питьевой воды, кулера, на обеспечение иных нормальных условий труда.
- Стоимость продуктов для кофе-паузы, предоставляемых бесплатно.
- Расходы на уборку снега и его вывоз с территории организации.
- Суммы, связанные с переоценкой драгоценных металлов.
Предприниматель вправе тратить деньги, как хочет: может купить Майбах для компании, подписаться на Космополитен или запастить макбуками для сотрудников. Но чтобы покупка сэкономила налог, покупка должна быть «экономически обоснованной». В переводе с языка налоговой — покупка помогает заработать.
Давайте на примере магазина бытовой техники.
Расходы на такси директору
Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование квитанции, её серия и номер;
- Дата выдачи квитанции;
- Стоимость за пользование такси;
- ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.
В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.
На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:
- Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
- Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
- Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.
Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.
Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает
Cлужебная записка на оплату такси образец
Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счет .
Д20 (прочие расходы) К 71 1400 – суточные. Можно ли расходы на такси и питание списать как прочие или необходимо признать как представительские? Относительно налогового учета Ответ подготовлен, исходя из допущения, что организация применяет ОСНО.
Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.
Услуги коммерческого такси в столице поставлены, как говорится, на широкую ногу. Что и говорить, если москвичей обслуживают порядка семи тысяч легальных таксистов и около 40 тысяч «частников»! Последние мало интересуются бухгалтерией.
Можно ли учесть в расходах по УСН 15% суммы затрат на командировки ИП?
Согласно ТК РФ, командировка — это поездка работника по поручению работодателя. ИП работает сам на себя и не является наёмным работником и поэтому он не может учесть затраты на свои поездки как командировочные расходы.
Однако суды находятся на стороне предпринимателей и разрешают учитывать расходы на командировки в налоге УСН (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3 , постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 12АП-4368/13, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от 24.05.11 № А19-14278/09 и от 21.06.07 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07, Дальневосточного от 05.04.06 № Ф03-А73/06-2/628 и Поволжского от 25.01.05 № А65-12447/2004-СА1-19 округов).
Использование такси во время рабочих поездок
Если использование такси нужно в качестве транспорта из — за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.
Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.
Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.
Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки
Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут (п.
1 ст. 252 НК РФ). Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте? Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (п.
7 Положения). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет. Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.
№ 78). наименование и номер путевого листа; сведения о сроке его действия; сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов)
Разрешили учитывать расходы командированных на оплату такси
РАСХОДЫ НА ТАКСИ МОЖНО УЧЕСТЬ Работник при перелете к месту командировки доезжает до аэропорта на такси. Минфин России рассмотрел эту конкретную ситуацию и занял совершенно новую для себя позицию: расходы на такси до аэропорта можно учитывать при налогообложении прибыли.
В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорится, что расходы организации на командировки складываются в том числе из расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. А как налоговики отнесутся к тому, чтобы учесть стоимость такси не до, а от аэропорта, а также до и от вокзала, автовокзала или порта?
И если расход на такси удовлетворяет таким критериям, налогоплательщик вправе его учесть при исчислении налога на прибыль.
И только сейчас в Минфине России решили, что ориентироваться на нее больше не будут. Однако помните, что остается требование о документальном подтверждении и экономической оправданности расходов на такси.
КАК ОБОСНОВАТЬ И ПОДТВЕРДИТЬ РАСХОДЫ Кроме того, для отдельных категорий работников (директоров, топ-менеджеров) в организации может быть установлен проезд на такси. Список таких работников следует закрепить во внутренних документах организации (например, в положении о командировках). Допустим, экономическую оправданность расходов на такси вы обосновали.
Теперь их надо подтвердить документами. Какими?
Учет расходов на такси в 2021
Затраты на проезд могут включаться в расходы на производство из-за технологических особенностей производства, либо когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором. Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает. Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ.
Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает. Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование квитанции, её серия и номер;
- Дата выдачи квитанции;
- Стоимость за пользование такси;
- ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.
Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.
Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат.
Оплата расходов на такси в командировке
Если сотрудник в командировке вынужден был пользоваться такси, и не предоставил квитанцию об оплате, может ли учреждение оплатить ему эти расходы и достаточно ли для этого заявления сотрудника?
На основании заявления сотрудника руководитель учреждения может принять решение о возмещении расходов в определенной сумме. В заявлении следует указать причину утраты документов.
Следует учесть, что расходы на проезд на такси за счет средств бюджета оплатить нельзя. При этом учреждение может за счет средств от приносящей доход деятельности возместить сотруднику и другие расходы (в т. ч. оплату услуг такси) при условии, что они произведены с разрешения и ведома работодателя.
1. Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд командированного сотрудника на такси. Командировка организована в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачена за счет средств от этой деятельности
Совет
При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль.
По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку учреждение обязано возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд. Порядок и размер возмещения устанавливаются:
Об это сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Далее рассмотрим порядок учета затрат на такси на федеральном уровне. На региональном (местном) уровне соблюдайте порядок, установленный нормативными актами в соответствующем субъекте РФ или муниципальном образовании. При этом если порядок аналогичен федеральному, то можно руководствоваться нижеприведенными разъяснениями.
На федеральном уровне расходы на проезд на такси за счет средств бюджета оплатить нельзя (подп. «в» п. 1 постановлениям Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). При этом учреждение может за счет средств от приносящей доход деятельности возместить сотруднику и другие расходы (в т. ч.
оплату услуг такси) при условии, что они произведены с разрешения и ведома работодателя (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). Такую возможность следует закрепить во внутренних документах учреждения, например Положении о командировках.
В нем, в частности, может быть предусмотрено, что учреждение компенсирует сотруднику проезд на такси:*
- до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
- до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
- по служебным делам во время командировки.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».
Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.
ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.